Sistema de Gestión Documental
El documento que nunca se pierde y siempre está en la versión correcta. Repositorio centralizado, control de versiones, flujos de aprobación, búsqueda por contenido y permisos por rol.
de empresas han perdido un documento crítico
promedio buscando documentos por semana por empleado
de documentos tienen versiones duplicadas o incorrectas
de trazabilidad con gestión documental implementada
Control total sobre tus documentos
Desde el repositorio hasta la firma, con trazabilidad completa de cada versión, aprobación y acceso.
Repositorio digital centralizado
Un solo lugar para todos los documentos de la empresa. Estructura de carpetas configurable por área, proyecto, tipo de documento o cualquier criterio que defina la organización.
Flujos de revisión y aprobación
Documentos que requieren revisión o aprobación antes de publicarse siguen un flujo automático. Cada revisor recibe notificación, puede comentar y aprobar o rechazar con trazabilidad completa.
Control de versiones automático
Cada modificación genera una nueva versión numerada. El documento anterior no se elimina, se archiva. Siempre es posible consultar quién cambió qué y cuándo, y restaurar versiones anteriores.
Búsqueda por contenido
La búsqueda indexa el texto dentro de los documentos, no solo el nombre del archivo. Encuentra un contrato mencionando el nombre del cliente aunque no recuerdes cómo se llamó el archivo.
Roles y permisos por documento
Controla quién puede ver, editar, descargar o compartir cada documento o carpeta. Diferentes niveles de acceso para empleados, directivos, auditores y terceros.
Metadatos y categorización
Cada documento tiene campos configurables: tipo, fecha de vencimiento, proveedor, proyecto, área responsable. Facilita el filtrado, los reportes de vencimiento y las auditorías.
En qué áreas aplica
Contratos con clientes, proveedores y empleados. Control de vencimientos, renovaciones y firmas pendientes. Acceso restringido a las partes autorizadas.
Documentos del sistema de gestión de calidad. Control de versiones obligatorio, flujos de revisión y aprobación conforme al estándar ISO.
Expedientes de empleados, políticas, manuales y documentos de onboarding. Acceso controlado por rol dentro del área de RRHH.
Estados financieros, reportes de auditoría y documentación fiscal. Retención configurada según requisitos del SAT.
Empresas con documentos críticos
Si su empresa tiene documentos que no puede perder, que necesitan versiones controladas o que requieren aprobación antes de publicarse, este sistema es para usted.
- Empresas donde los documentos viven en correos y carpetas compartidas
- Organizaciones que han perdido contratos o documentos importantes
- Equipos que trabajan con versiones distintas del mismo documento
- Empresas certificadas o en proceso de certificación ISO
- Negocios que necesitan demostrar trazabilidad documental en auditorías
- Empresas con múltiples sucursales o equipos remotos
¿Sus documentos viven en carpetas compartidas?
El sistema de gestión documental de Admik puede implmentarse en 2–3 semanas. Cuéntenos qué tipos de documentos maneja y le preparamos una propuesta.
- Migración de documentos existentes incluida
- Estructura de carpetas según su operación
- Capacitación por área incluida